LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES BUKU TAHUNAN

Buku tahunan merupakan tender yang marak dibicarakan untuk siswa SMP dan SMA untuk kenangan hidup.Banyak vendor yang melakukan promosi ke sekolah.Banyak hal yang harus diperhatikan oleh siswa,panitia dan pihak sekolah. Murah belum tentu bagus dan mahal belum tentu memuaskan.

Berikut beberapa tips untuk siswa atau panitia buku tahunan sekolah dalam proses pembuatan buku tahunan sekolah (yearbook).

1.Musyawarah dengan orang yang terlibat

Langkah awal yang harus dilakukan adalah rapat kordinasi denganorang yang terlibat dalam pembuatan buku tahunan.Misalnya : siswa,MPK/OSIS, guru atau vendor yang telah ditentukan.Rapat ini dilakukan untuk menyusun kepanitiaan dan program kerja beserta tugas-tugas yang akan dilakukan kedepannya.

2.Pilih Vendor yang tepat.

Dalam pemilihan vendor ini,siswa harus jeli dalam melihat dan memilih.Banyak vendor yang hanya menawarkan buku tahunan yang murah.Yang harus diperhatikan adalah kualitas dari buku yang telah dibuat oleh vendor tersebut

3. Make a good team
Proses pembuatan buku tahunan adalah proses yang cukup melibatkan banyak orang, banyak kepentingan dan sangat memerlukan input ide yang cukup tinggi, oleh karena itu bentuk lah satu team dari siswa-siswa yang dianggap berkompeten dan bertanggung jawab serta memiliki komitmen tinggi. Proses pembentukan team/panitia dapat diambil dari perwakilan tiap kelas ataupun langsung di kordinasi oleh osis yang dianggap dapat mewakili aspirasi siswa lainnya.

4. Brainstorm / tukar ide
Sebelum proses penyusunan konsep ada baiknya team melakukan brainstorm membahas soal buku tahunan, dalam brainstorming ada baiknya melibatkan juga orang-orang diluar panitia yang dianggap kreatif agar mendapat masukan ide yang lebih independent dan orisinil dalam konsep pembuatan buku tahunan, dalam hal ini panitia perlu dasar dalam mengenali sekolah nya, knowing your school first! Agar konsep dasar dari buku tahunan merupakan gambaran sebenarbenar-nya dari sekolah itu. Make it different betwen other school.

5. School Support
Setelah pembentukan panitia, proses berikutnya adalah mengajukan program pembuatan buku tahunan ke pihak sekolah atau kepada orang yang mendapat kepercayaan dalam program pembuatan kepala sekolah, (misal: Wakasek kesiswaan, wakasek, atau bahkam kepsek) dukungan pihak sekolah dianggap cukup penting dalam penyusunan jadwal dalam proses pembuatan buku tahunan, proses kontrak dengan percetakan, proses pengumpulan biaya, dll. Namun ada beberapa sekolah yang secara full benar-benar menyerahkan proses pembuatan buku tahunan kepada siswa, dalam situasi ini panitia buku tahunan di tuntut untuk bekerja extra terutama dalam proses pemungutan biaya pembuatan buku tahunan kepada tiap siswa.

6. Concept and material book
Penentuan konsep dan material instalation book harus segera ditetapkan agar segera mendapatkan biaya atau budget dalam pembuatan buku tahunan. Konsep dapat berupa jenis photography atau segi yang ditonjolkan dalam buku tahunan misal konsep dasar untuk buku tahunan adalah musik, maka sub konsep lainnya dapat berupa jazz, rock, rnb, hiphop, dll. Jadi konsep atau tema tiap kelas mengambil dari sub konsep dan konsep dasar seluruh buku tahunan adalah musik, untuk referensi konsep photography buku tahunan dapat dibaca di artikel ini. Sedangkan untuk instalation dan material book panitia harus bisa menentukan material apa yang akan digunakan dalam buku tahunan (exp. packaging, popup, mika material, spin wheel, 3dphoto, dll) untuk contoh dan jenis instalation buku tahunan dapat dibaca di artikel ini, penentuan akan hal ini sangat penting untuk mendapatkan harga dasar buku tahunan (budgeting).

7. Penjadwalan dan penentuan deadline
Saatnya untuk melakukan penjadwalan (timeline) dalam proses pembuatan buku tahunan, penjadwalan antara lain meliputi penjadwalan photo (pengambilan photo), pengumpulan data, editing dan layout, serta deadline cetak. Idealnya lama proses pembuatan buku tahunan adalah sekitar 2-3 bulan dari mulai proses pengambilan photo.

8. Memilih Yearbook Organizer dan percetakan
Ada kalanya kita perlu meng-hire organizer untuk membuat proses lebih mudah dan lebih terjadwal, baik dalam segi photography, design, dan terutama percetakan. Ada beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam pemilihan yearbook organizer yang baik, silakan baca di artikel ini.

9. Photo Session
Setelah penentuan konsep photography maka panitia bisa menentukan lokasi, kostum, dan properti untuk pengambilan photo serta penjadwalannya. Idealnya untuk photo session adalah 1 hari untuk 1 kelas. Untuk photographer bisa dari pihak organizer ataupun dari siswa sendiri.

10. Pengumpulan data
Proses pengumpulan data baiknya dilakukan dengan pengumpulan softcopy (file) bukan hardcopy agar untuk lebih memudahkan designer dalam input data untuk layout buku tahunan (pengumpulan hardcopy/printout sebaiknya dihindari agar tidak memakan waktu untuk mengetik ulang saat proses desiging.

11. Design & Layout
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses design antara lain kesesuain ukuran, penentuan resolusi layout (min. 300 dpi), kalibrasi warna monitor dengan mesin cetak/offset, dan masih banyak hal lainnya, oleh karen itu proses ini cenderung dikerjakan oleh yearbook organizer karena dianggap sudah berpengalaman dalam hal ini. Namun hal ini tidak menjadi pembatas kreatifitas siswa untuk melakukan proses designing sendiri mengingat sekarang trend photography, design, dan digital imaging sedang marak nya.

12. Cetak & Finishing (Wrapping, packaging, dan packing)
Dalam proses ini biasanya langsung dikerjakan oleh yearbook organizer/percetakan, dan tugas panitia adalah untuk mendampingi agar mengurangi resiko kesalahan cetak dan mundurnya tanggal design.

13.DISIPLIN DAN TANGGUNG JAWAB

Langkah yang tertera di atas akan sukses jika panitia,vendor dan orang-orang yang terlibat dalam proses pembuatan buku disiplin dan bertanggung jawab.

Semoga langkah di atas bermanfaat bagi teman-teman semua.Jangan sampai angkatan yang kalian emban, tidak memiliki buku Tahunan :))

Sumber: google.com

                @33_aam

                 aamkhalid.blogspot.com